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Excel Sharepoint List dans les deux sens

  • 1.  Excel Sharepoint List dans les deux sens

    Bronze Contributor
    Posted Jun 02, 2020 01:12 PM
    Bonsoir à toutes et tous
    Je suis tout nouveau dans ce vaste environnement (3 jours) et j'y perds mon latin

    Je ne sais même pas si ce que je cherche à faire est réalisable du coup ... voici mon cahier des charges:

    Un fichier Excel avec plein de macros userforms etc et une belle base de données sur une feuille qui fera à terme environ 5000 lignes avec 80 colonnes.
    Le fichier étant hébergé sur Sharepoint.

    Une application power apps pour lire certaines données de la base et renvoyer une information et une seule de validation d'étape.

    Après maintes recherches j'ai cru comprendre qu'il me fallait impérativement passer par une liste sharepoint.
    J'ai trouvé comment exporter vers sharepoint à partir d'excel...
    J'ai trouvé comment faire un excel à partir d'une liste sharepoint...
    Mais comment faire que tout ceci se synchronise automatiquement?.....
    J'ai essayé un tripartite gratuit "Fusion" mais même lui me fait des erreurs ...
    D'où des essais uinfructueux avec power automate et me voici ici en train de vous écrire.

    J'ai trouvé des thread sur le site US de microsoft mais tout en anglais pour une version bien anthérieure à celle de nos jours et en plus pas vraiment pour excel mais plutot acces etc.
    Tout ça pour vous dire que j'ai déjà cherché avant de venir vous enquiquiner ici.

    Alors si l'un de vous aurait un lieu qui explique comment faire je suis preneur merci et merci à tous ceux et celles qui auront pris le temps de me lire.

    Sur ce je vous souhaite une bonne soirée.


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    Cyril
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  • 2.  RE: Excel Sharepoint List dans les deux sens

    Gold Contributor
    Posted Jun 03, 2020 04:21 AM
    Bonjour Cyril, et bienvenue sur la Power Platform ! :)
    On sent un peu d'inquiétude dans ton message et c'est tout naturel devant la tâche à accomplir avec un outil totalement nouveau. Mais rassure-toi nous allons pouvoir t'aider.
    En réalité, il faudrait déjà pouvoir identifier quoi faire des données : les conserver dans Excel ou les déplacer dans une liste SharePoint ?
    Pour répondre à cette question, des tas de paramètres sont à considérer :
    • que font les macros et les user forms ? (histoire de voir si on pourrait les transposer dans Power Apps)
    • comment les volumes de données sont-ils amenés à évoluer ?
    • faut-il des accès concurrents aux données ?
    • y a-t-il des droits particuliers à positionner ?
    Comme ça au premier abord en lisant ton post, je dirais qu'effectivement il serait probablement intéressant de transférer ton fichier Excel dans une liste SharePoint. Mais il est aussi possible d'utiliser un fichier Excel comme source de données pour une application Power Apps (la seule contrainte étant que tes données doivent être localisées dans un vrai tableau XML Excel, celui qui fait apparaître l'onglet Tableau). J'ai une application qui fonctionne parfaitement avec un fichier Excel de 15000 lignes typiquement.
    Si on part sur une liste SharePoint, le transfert des données peut se faire de plusieurs manières :
    • en utilisant "l'app" native de chargement de fichier Excel (mais la structure de la liste se basant uniquement sur les intitulés des colonnes, celle-ci est très moche au final) > à éviter
    • en utilisant le mode "Modification rapide" de la liste SharePoint et en faisant des copiers/collers (par tranche de 1000 lignes par ex.) (un peu fastidieux et nécessite de formater correctement ses données côté Excel avant le transfer, mais évite de faire du code)
    • à l'aide d'un script PowerShell (exploitant le PNP) qui prendrait en entrée un fichier CSV extrait du fichier Excel (là y'a un peu de boulot
    Voilou... Essaie peut-être de nous donner quelques inputs pour nous aider à te diriger vers la meilleure solution.
    Au plaisir de te lire,
    Emmanuel

    ------------------------------
    Emmanuel GALLIS
    Office 365 Consultant
    Ai3
    Boulogne Billancourt
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  • 3.  RE: Excel Sharepoint List dans les deux sens

    Bronze Contributor
    Posted Jun 03, 2020 06:09 AM
      |   view attached
    Bonjour Emmanuel et déjà merci tu viens d'éclairer ma journée !!!!
    Je ne sais pas trop par où commencer... je vais répondre à tes questions dans l'ordre chronologique ça sera plus simple mais une petite présentation du fichier pourra être utile juste avant:
    Fichier multiutilisateurs pour la saisie des évènements.
    Hébergé sur Sharepoint (si besoin il peut l'être sur OneDrive Buisness)
    Planning véhicule façon graphique de Gantt.
    Chaque ligne est un véhicule et en colonne 15 plages horaires par jour sur toute l année.
    Dans une feuilles séparée je stocke ma base de données chaque ligne est un évènement et les colonnes divers renseignements qui elle est bien dans un tableau structuré

    • que font les macros et les user forms ? (histoire de voir si on pourrait les transposer dans Power Apps)
      • Les macros servent à créer les évènements, les modifier, les spliter et les supprimer via les userforms
    • comment les volumes de données sont-ils amenés à évoluer ?
      • si je comprends bien la question... les données n'évolueront pas en champs (67 colonnes de la base de données) j'ai déjà prévu des choses dans le cas où j'arrive à faire le lien avec PowerApps comme mon retour d'info de validité. En revanche bien sur en entrées ça va vraiment beaucoup évoluer estimation à plus de 5000 lignes/entrées de la bdd
    • faut-il des accès concurrents aux données ?
      • je ne comprends pas cette question désolé....
    • y a-t-il des droits particuliers à positionner ?
      • pareil je ne pense pas .....

    Pour ce qui est du choix perso je dirai le plus fiable quitte à m'enquiquiner avec du code.
    Pour info j'ai essayé en plaçant le fichier sur Onedrive de créer une powerApp directement sur un de mes Tableaux ça a bien fonctionné j'ai bien vu la colonne dédiée powerID se créer mais sur l'autre il n'en veut pas.
    Après s'il faut refaire le Tableau de ma bdd au point où j'en suis pourquoi pas!
    Petite info de dernière minute le fichier fait déjà 1400 Ko et il est vide ...

    En tout cas déjà merci d'avoir pris le temps de me répondre.
    Bonne journée.

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    Cyril B
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  • 4.  RE: Excel Sharepoint List dans les deux sens

    Gold Contributor
    Posted Jun 03, 2020 06:54 AM
    Merci Cyril d'avoir pris le temps de décrire tout ça... C'est un cas d'usage intéressant...

    Pourquoi ?
    En fait, avant même de se lancer dans quoi que ce soit, je serais curieux de savoir une chose : pour quelle raison "abandonner" le fichier Excel, qui me semble plutôt bien foutu pour le coup ? Pour des raisons ergonomiques de saisie des données ? Pour des questions de fiabilité sur le côté multi-utilisateurs ? Pour des raisons de perf ?
    La "conversion" de ce fichier Excel en Power Apps, est-ce vraiment un projet identifié ou plutôt un moyen pour toi de "tester" la Power Platform et voir jusqu'à quel point elle serait capable de remplacer ce type de fichier ?

    Inputs
    Et si c'était possible, pour m'éclairer encore un peu plus sur ton existant, est-ce que tu pourrais également poster une capture de ton formulaire de création d'une nouvelle réservation ?
    Et aussi, une p'tite question : tout au début de ton explication tu parles d'un fichier pour la saisie des événements alors que je vois moi un fichier de réservation de véhicule. Où cette notion d'événement intervient-elle ?

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    Emmanuel GALLIS
    Office 365 Consultant
    Ai3
    Boulogne Billancourt
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  • 5.  RE: Excel Sharepoint List dans les deux sens

    Bronze Contributor
    Posted Jun 03, 2020 08:59 AM
    En fait je me suis mal exprimé je ne veux absolument pas abandonner le fichier Excel (au passage merci pour le bien foutut :D )
    Pour moi un évènement c'est un course sur le planning qui peut aussi bien être un RDV , une livraison, une récupération, du SAV etc
    Car c'est vu du véhicule du coup une entrée dans le planning j'appelle cela un évènement.
    Le but de l'application est que chaque chauffeur a sa feuille de route sur son tel au lieu d'imprimer, s'il y a des modifications d'adresse de contact etc ils l'ont directement et dans l'autre sens, je pense que c'est le côté input c'est juste de renvoyer une information booléenne pour savoir s'il a déjà effectué sa livraison ou récupération
    en pj les captures des userforms pour créer , modifier, vérifier check ou spliter un évènement.
    Un bout de la Bdd , la bdd des chauffeurs qui me sert à renseigner et filtrer la bdd dans PowerApp car tous les évènements du planning ne concernent pas les chauffeurs
    Et aussi deux capture de l'application avec le ETape Effectuée que j'aimerai renvoyer à la BDD

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    Cyril B
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  • 6.  RE: Excel Sharepoint List dans les deux sens

    Gold Contributor
    Posted Jun 04, 2020 03:35 PM
    Merci pour tous ces éléments. Je vois mieux de quoi il s'agit. Ok, alors effectivement si tu comptes conserver ton fichier Excel, autant que tu le mettes sur un OneDrive pro et que tu l'utilises directement comme source de données pour ton application mobile.
    Reste donc à régler ta problématique de mettre à jour côté Excel la notion de trajet effectué. Lorsque tu as ajouté ton fichier Excel en tant que source de données dans ton application est-ce que tu as bien sélectionné les 2 tableaux que tu voulais exploiter ? (Comment s'appellent-ils d'ailleurs ?)
    Exemple ci-dessous d'un ajout de 2 tableaux Excel d'un même fichier en tant que sources de données pour une appli Power Apps :


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    Emmanuel GALLIS
    Office 365 Consultant
    Ai3
    Boulogne Billancourt
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  • 7.  RE: Excel Sharepoint List dans les deux sens

    Bronze Contributor
    Posted Jun 05, 2020 05:31 AM
      |   view attached
    Bonjour Emmanuel et merci de continuer à m'aiguiller dans le bon sens.
    Alors oui j'ai déjà fait tout cela.
    Pour en être bien ur j'ai refais toutes les étapes ce matin....
    1. lorsque j'essaie via OneDrive Business de me connecter au fichier j'obtiens un message d'erreur en pj les tables pas charges correctement.
    J'ai copié les 2 feuilles qui m'intéressent, la Bdd et Chauffeurs où se trouvent les deux tableaux en question, et les ai sauvegardées dans un .xlsx sans macro.
    Là je vois bien les 2 tableaux comme ton exemple je les connecte mais rien. Aucunes données ne remontent dans l'application.

            2. si dans le menu de connexion je dis que je lie à un fichier excel tout va bien je vois bien les multiples tables car la cible est le fichier complet .xlsm pas tronqué et les infos montent bien dans mon application power apps....

    Si c'est le côté .xlsm qui l'enquiquine je peux faire un fichier sans macro lié par power query mais c'est enquiquinant car cela fait un maillon  de plus


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    Cyril B
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  • 8.  RE: Excel Sharepoint List dans les deux sens

    Bronze Contributor
    Posted Jun 05, 2020 03:57 PM
    Edited by Cyril B Jun 06, 2020 10:42 AM


  • 9.  RE: Excel Sharepoint List dans les deux sens

    Bronze Contributor
    Posted Jun 06, 2020 10:42 AM
    Hello alors je suis arrivé à un constat le vrai noeud problématique dans mon cas c'est où placer les fichiers.
    Tout dabord j'ai décidé, vu que powerapps n'aime pas les .xlsm, de copier les deux base de données dans un fichier .xls en faisant un petit powerquery.

    Où mettre mes deux fichiers?
    test 1 le Planning sur sharepoint, le fichier Bdd Externes sur Onedrive business, powerquery ok à la création, Powerapps ok rajoute bien ses colonnes mais .... powerquery n'update pas les données manuellement ni automatiquement... Pourquoi ?

    test 2 le Planning et le fichier Bdd sur Onedrive business, comment donner le bon chemin à powerquery car si le fichier est ouvert par quelqu'un d'autre que moi il me donne une erreur de path normal il cherche mon ordi mon user etc.... Donc test échoué aussi

    Une autre problématique va venir du fait que je ne dois pas faire intervenir , sauf pour mise à jour de l appilcation ou des fichiers, mon adresse business perso car tout cela doit être autonome.

    Merci en espérant que je ne t'ai pas encore saoulé !!!

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    Cyril B
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  • 10.  RE: Excel Sharepoint List dans les deux sens

    Gold Contributor
    Posted 29 days ago
    Salut Cyril,
    Tu me saoules par du tout... J'aime résoudre des problèmes (sinon je ferais pas de l'informatique... :D).
    Alors, en fait, perso ce que je ferais c'est qu'avant de me lancer dans la duplication des données et l'alimentation via une query (ce qui commence furieusement à ressembler à une usine à gaz, ce que l'on veut justement éviter), je creuserais le problème du deuxième tableau qui te donne une erreur sur le 'Style de tableau 1'.
    Je me dis que : si le premier tableau est bien pris en compte par Power Apps, pourquoi pas le deuxième ? A-t-il une particularité que n'a pas le premier ?
    Je me dis aussi que si le premier tableau est bien pris en compte par Power Apps, c'est que ce dernier accepte les fichiers Excel avec macros comme sources de données. Ce qui me paraît encourageant et qui me pousserait à continuer dans cette voie.
    Après, de manière plus générale, je ne te cache pas que depuis que j'ai mieux cerné le service que rend ton application, je trouve que l'on est typiquement dans un cas où Power Apps pourrait répondre à l'ensemble de la problématique. Je reformule : je verrais bien une application Power Apps qui remplace complètement ton fichier Excel.Cela permettrait d'apporter aux utilisateurs qui font leur réservation une interface plus sympa et du temps réel mieux géré que du multi-utilisateurs sur un fichier Excel. C'est sûr qu'il y a du boulot et je comprends qu'en attendant, d'avoir déjà l'appli qui affiche les étapes et qui permet de mettre à jour les étapes effectuées est un premier pas.
    Voili voilou un peu mon avis et mes conseils.
    PS : si tu restes vraiment bloqué, contacte-moi par message privé et on se fera une session Teams pour essayer de dépatouiller ça.
    A+

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    Emmanuel GALLIS
    Office 365 Consultant
    Ai3
    Boulogne Billancourt
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